YÖNERGELER

MÜZİK SEKTÖRÜNDE ESER SAHİPLERİ FEDERASYONU DENETLEME KURULU YÖNERGESİ

31.07.2023

BİRİNCİ BÖLÜM

AMAÇ

Madde 1

Bu Yönergenin amacı, Müzik Sektöründe Eser Sahipleri Federasyonu – MSF Yönetim Kurulu ve Genel Sekreterliğin hesap ve hesap işlerinin, idari, mali, hukuki ve kurumsal karar, uygulama ve icraatlarının Müzik Sektöründe Eser Sahipleri Federasyonu – MSF Yönergeleri’ne uygunluğunun, Müzik Sektöründe Eser Sahipleri Federasyonu- MSF resmi defterlerinin yürürlükteki mevzuata uygunluğunun, dağıtımların Dağıtım Yönergesi’ne uygun yapılıp yapılmadığının, Denetleme Kurulu tarafından incelenmesinde uygulanacak usul ve esasların belirlenmesidir.
Denetleme Kurulu, yukarıda belirtilen konularda “usule uygunluk” denetimi yapar, “yerindelik” denetimi yapamaz.

KAPSAM

Madde 2

Bu Yönerge, Müzik Sektöründe Eser Sahipleri Federasyonu – MSF Denetleme Kurulu’nu, tüm üst kurullarını ve personelini kapsar.

TANIMLAR

Madde 3

Bu Yönerge’de geçen terimlerden; BAKANLIK : T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı’nı, MESLEK BİRLİĞİ (Birlik) : Yegâne veya esas amacı, birden fazla hak sahibi adına, müşterek menfaatleri doğrultusunda hakların toplu yönetimini sağlamak olan, kâr amacı gütmeyen ve FSEK ile Yönetmelik hükümlerine göre kurulmuş özel hukuka tabi tüzel kişiyi, FEDERASYON : Müzik Sektöründe Eser Sahipleri Federasyonunu, ÜYE : Müzik sektöründe faaliyet gösteren eser sahibi meslek birliklerini, KANUN : 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanununu (FSEK), YÖNETMELİK : 07/04/2022 Tarih 31802 Sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 06/04/2022 Tarih 5405 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararı ile yürürlüğe giren Telif Hakları Alanında Meslek Birlikleri Yönetmeliğini, FEDERASYON TÜZÜĞÜ : Müzik Sektöründe Eser Sahipleri Federasyonu Tüzüğünü, FEDERASYON PERSONELİ : Federasyon bünyesinde istihdam edilen bordrolu veya alt yüklenici tüm personeli, FEDERASYON İLETİŞİM KANALLARI: Her türlü Posta, Kargo, Elektronik Posta, SMS, Web Sitesi, Akıllı Telefon Uygulamaları ve ileride icat edilecek her türlü iletişim aracını ifade eder. BÜTÇE DÖNEMİ : Her yılın Ocak ayı ile başlayıp her yılın 31 Aralık tarihinde sona eren 3 (üç)’er aylık dönemlerdir. DENETİM DÖNEMİ : Her yılın Ocak ayı ile başlayıp 30 Haziran tarihine, 1 Temmuz tarihi ile başlayıp her yılın 31 Aralık tarihinde sona eren 6 (altı)’şar aylık dönemlerdir.

DAYANAK

Madde 4

Bu Yönerge, Yönetmelik’in 30. ve 31. maddeleri ile Tüzük’ün 26. ve 27. maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

DENETLEME KURULU ÇALIŞMA ESASLARI

Madde 5

(1) Federasyon Denetleme Kurulu, Federasyon Genel Kurulunca seçilen MESAM tarafından MESAM Denetleme Kurulu üyeleri arasından aday gösterilen 2 (iki) üye ile MSG tarafından MSG Denetleme Kurulu üyeleri arasından aday gösterilen 2 (iki) üye olmak üzere toplam 4 (dört) üyeden oluşur. Ayrıca aynı usul takip edilerek asıl üye sayısında yedek üye seçilir. Kurul seçimi izleyen 7 (yedi) gün içinde üyeler arasından bir başkan, bir başkan yardımcısı seçer.
Denetleme Kurulu, Yönetim Kurulu’nun hesap ve işlemlerini Yönetmelik’te belirtilen esas ve işlemlere göre denetler. Denetleme Kurulu tarafından bir denetleme çerçevesinde davet edilen Federasyon Yönetim Kurulu üyeleri veya diğer üst kurul üyeleri ile Federasyon Üyesi veya Federasyon Personeli Denetleme Kurulu’nun toplanma yerinde davete icabet etmek zorundadır.

TOPLANTI VE KARAR YETER SAYISI

Madde 6

Denetleme Kurulu salt çoğunluk ile toplanır. Tayin edilen toplantı gününde salt çoğunluk sağlanamaz ise Denetleme Kurulu en fazla 7 gün içinde salt çoğunlukla toplanır ve toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla karar alır. Eşitlik halinde ilgili Denetleme Kurulu Başkanının oyu çift oy (altın oy) sayılır.
Tayin edilen toplantı gününde üyelerden biri toplantıya katılmadığı takdirde mazeretini bildirmek zorundadır. Mazeret bildirilmeksizin üst üste 3 (üç) kez toplantıya katılmama halinde ilgili kurul üyeliği düşer ve Tüzük’ün 32. maddesinde belirlenen usul ile yedek üye asıl üye olarak göreve başlar.
Başkan, üyeler arasında iş bölümü yapar.

TOPLANMA TARİH VE SÜRESİ

Madde 7

Denetleme Kurulu, 6 (altı)’şar aylık dönemler halinde, o döneme ait tüm finansal raporların (Bilanço, Gelir Tablosu, Nakit Akım Tablosu, Planlanan-Fiili Bütçe Karşılaştırması, Üye Hareketleri vb. Bakanlıkça belirlenen diğer raporları, Yeminli Mali Müşavir Denetleme Raporu) Genel Sekreterlik tarafından hazırlanıp Yönetim Kurulu tarafından onaylanmasını takip eden ilk hafta toplanır. Denetleme Kurulu, bu toplantıyı takip eden 15 (onbeş) gün içinde, ilgili 6 (altı) aya ait denetleme raporunu Yönetim Kurulu’na teslim eder. Bu sürenin tamamlanması itibariyle 15 (onbeş) gün daha ek süre kullanılabilir.

DENETLEME KURULU’NUN GÖREVLERİ

Madde 8

Denetleme Kurulu, Yönetim Kurulu’nun, Genel Sekreterliğin hesap ve işlemlerini, satın alma işlemlerini, kararlarını, uygulamalarını, Federasyon Yönergeleri’ne uygun davranıp davranmadıklarını inceler. Ayrıca, denetimlerde; her 6 (altı) aylık denetim raporları Bakanlığa ve Yönetim Kurulu’na, 1 (bir) yıllık raporlar ise Yönetim Kurulu’na, Bakanlığa ve Genel Kurul’a sunulur.
Denetleme Kurulu, düzenli toplantılarla yaptığı denetimlerin sonucunu, bir rapor halinde Federasyon İletişim Kanallarında, raporun hazır olmasını takip eden 10 (on) gün içinde yayınlanır. Ayrıca, Denetleme Kurulu Raporu, Yönetim Kurulu’na sunulmak üzere Genel Sekreterliğe bir yazı ile teslim edilir. Genel Kurul’a sunulan denetim raporunun bir nüshası, Yönetim Kurulu tarafından, Bakanlığa gönderilir. Ayrıca, seçim yapılacak yıl içinde Denetleme Kurulu Raporu, açıklanan ilk Olağan Genel Kurul tarihinden en geç 1 (bir) hafta öncesinde, Federasyon İletişim Kanallarında yayınlanmak zorundadır.
Denetleme Kurulu gerek gördüğü takdirde, ek bir maliyet yaratmamak veya maliyeti Yönetim Kurulu tarafından onaylanmak şartıyla, Federasyon dışından yardım alabilir.
Denetleme Kurulu, Denetleme Kurulu Yönergesi’ni yenilemek üzere Yönetim Kurulu’na öneride bulunabilir.
Denetleme Kurulu üyeleri görevlerini icra ederken tam bir gizlilik içinde hareket edecek, elde ettikleri tüm bilgi ve belgeleri görevlerinin gerektirdiği bilinç ve sorumluluk ile gizli tutacak ve görevlerini yürürlükte bulunan ilgili mevzuata uygun olarak yürüteceklerdir. Bu kurala uymayan Denetleme Kurulu üyeleri hakkında MSF Haysiyet Kurulu, MSF Üye ve Delege Disiplin Yönergesini uygulayacaktır.
Denetleme Kurulu, raporlarını kendi içinden seçeceği yazman üye/üyeler vasıtasıyla kaleme alır, kendisine tahsis edilmiş personel tarafından bilgisayar ortamına aktarır.

DENETİME TABİ OLAN KONULAR

Madde 9

İdari İşler
1. Yönetim Kurulu Kararları;
  - Karar defterinin açılış ve kapanışlarının noter tarafından tasdik edilmesi,
  - Karar defterinin usule uygun tutulması,
  - Karar tutanaklarının tanzimi,
  - Kararların imzaları,
  - Kararların Federasyon Yönergelerine uygunluğu,
  - Genel olarak karar metni (mevzuata uygunluk),
  - Genel Kurul kararlarının uygulanması, yürürlüğü,
  - Bakanlık kararlarının uygulanması, yürürlüğü,
  - Yönetim Kurulu’nun almış olduğu kararların uygulanması, yürürlüğü,
  - Federasyon tarafından imzalanmış sözleşme hükümlerinin eksiksiz ve zamanında uygulanması,
  - Federasyon tarafından imzalanmış ulusal ve uluslararası anlaşmaların hükümlerinin eksiksiz ve zamanında uygulanması,
2. Evrak Dosyalama, Arşiv;
  - İmzalı sözleşmelerin ve anlaşmaların muhafaza edilmesi,
  - Gelen ve giden evrak defterlerinin açılışının noter tarafından tasdik edilmesi,
  - Gelen ve giden evrak defterlerinin işlenmesi,
  - Federasyonun ihtiyacına uygun dosya planının hazırlanması,
  - Yazışma dosyalarının açılması, evrakların uygun dosyalarda tutulması,
  - Yazılanlara zamanında cevap verilmesi, üye dosyaları ve kayıt defterlerinin usulüne uygun tanzim edilmesi,
  - Federasyon zorunlu organları, başkan ve üyeleri, Federasyon Personeli için ayrı ayrı özlük dosyaları açılması,
  - Evrakların arşivde ve dijital olarak Federasyon sunucusunda muntazam tutulmasının usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığının denetimini yapar.
Mali İşler
1. Genel Sekreterlik İşlemleri
  - Genel Sekreterlikteki tüm iş ve işlemlerin Federasyon Yönergelerine uygun yapılması,
  - Genel Sekreterlik fiili bütçesinin planlanan bütçe ile karşılaştırılması,
  - Dağıtım listelerinin incelenmesi,
  - 6 (altı) aylık dönemler sonundaki finansal raporlar (bilanço, gelir tablosu, nakit akım tablosu),
  - 6 (altı) aylık dönemde yapılan satın almaların Federasyon Satın Alma Yönergesine göre yapıldığının denetimi,
  - Kasa, yevmiye defteri, defter-i kebir, demirbaş, bilanço defterlerinin açılış ve kapanışlarının noter tarafından tasdik edilmesi,
  - Tutulması gereken defterlerin usulüne uygun tutulması,
  - Faturaların usulüne uygun kesilmesi ve ilgili defterlere kaydedilmesi,
  - Ücret bordrolarının usulüne uygun tutulması,
  - Vergilerin hesabı, zamanında ve eksiksiz olarak ilgili vergi dairesine yatırılması,
  - Sigorta primlerinin hesabı, zamanında ve eksiksiz olarak ilgili SGK şube müdürlüklerine yatırılması,
  - Zorunlu kurul üyelerinin ve personelin yolluk beyannamelerinin tanzimi,
  - Zorunlu kurul üyelerinin huzur hakkı bordrolarının tanzimi,
  - Demirbaşların demirbaş defterine işlenmesi, hurdaya ayrılması,
  - Harcama onaylarının alınması,
  - İş güvenliği önlemlerinin alınmış olması ve eğitimi,
  - Mali, yasal ve idari kayıtların dijital olarak yedeklenmesinin usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığının denetimini yapar

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

SINIFLANDIRMA

Madde 10

Denetleme Kurulu, Federasyon denetimini yaparken Federasyona ait dosyaları Federasyon merkezi dışına çıkaramaz, kopya alamaz ve resmini çekemez.

YARDIM

Madde 11

Genel Sekreterlik denetleme çalışmalarına yardımcı olmakla yükümlüdür.

DENETLEME KURULU’NUN ÖZLÜK HAKLARI

Madde 12

Denetleme Kurulu üyelerine Federasyon Genel Kurulu’nca belirlenen esaslara göre her toplantı için huzur hakkı ve yolluk ödenir. Denetleme Kurulu, sadece işbu Yönerge’de yer alan görevleri yerine getirmek için yaptığı toplantılarda huzur hakkı alabilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME

Madde 13

Bu Yönerge Genel Kurul tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer ve yürürlüğe giriş tarihinden itibaren 10 (on) iş günü içinde Federasyon İletişim Kanallarında yayınlanır. Bu Yönerge hükümlerini Federasyon adına Denetleme Kurulu yürütür.